Introducción
Los Documentos Tributarios Electrónicos o DTE, son documentos tributarios digitales, legalmente válidos como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes. Sin embargo los medios de pago son un instrumento o bien que permite comprar un producto, contratar servicios o cancelar todo tipo de deudas entre contribuyentes.
Como era de esperar los DTE son el respaldo legal de cualquier transacción a travéz de un medio de pago. En este post veremos los diferentes tipos de Documentos Tributarios Electrónicos, definición, ejemplos y características. Porque es una guía de referencia útil para contribuyentes tomada del repositorio de Servicios de Impuestos Internos (SII)
Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) ¿Qué son?
Los Documentos Tributarios Electrónicos o DTE, son documentos tributarios digitales, legalmente válidos como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes. Dentro de los múltiples beneficios que tiene emitir documentos de manera electrónica está el hecho de que:
- Las transacciones tengan un respaldo más seguro y confiable;
- Al mismo tiempo evita ir a timbrar al SII, como el bodegaje es electrónico, se evita el guardar papeles;
- Elimina el riesgo de perdidas de documentos;
- Se asigna automáticamente los folios electrónicos y
- Es un ahorro de tiempo y dinero
Utilizar programas informáticos y almacenar todos los datos de manera online en Chile ya es prácticamente una realidad. La promulgación de la Ley 20.727 introdujo modificaciones en la legislación tributaria, obligando a que todas las empresas facturen electrónicamente.
El ingreso de los contribuyentes a este nuevo sistema fue gradual y comenzó con las grandes empresas el 1 de noviembre de 2014. Las pequeñas y medias empresas por su parte, estén facturando electrónicamente desde el año 2018. En el año 2019 y gracias a la Ley 21.131 se establece la obligatoriedad de emitir guías de despacho en forma electrónica.
Y el año 2021 mediante la ley 21.210 sé estable la obligación de emitir la Boleta de Ventas y Servicio en formato electrónico.
Actualmente los documentos tributarios que obliga la ley a emitir en formato electrónico son:
- Factura electrónica,
- Factura de exportación,
- Nota de crédito y nota de débito,
- Nota de credito y nota de débito de exportación,
- Guia de despacho,
- Liquidación de factura,
- Boleta electronica de ventas y servicio.
Facturas electronicas
Es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes. Y por lo tanto reemplaza las facturas de papel. Es un comprobante que documenta cualquier operación comercial, independiente de las características de los contribuyentes, el tipo de operación y los montos. Dentro de los DTE también encontramos Factura no afecta, Factura de exportación, Factura de compra.
Facturas no afectas
Son las facturas electrónicas que se emiten por operaciones no gravadas con el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Entre las operaciones no afectas o exentas de IVA encontramos:
- Contrato de seguro de vida,
- Arrendamiento de propiedades que no esten amobladas,
- Entradas a espectáculos deportivos, culturales
- Y en general de esparcimiento entre otros.
Facturas de exportación
Estas facturas se emiten al momento de la entrega (sea simbólica o real) de las especies y mercancías que seran exportada. Esto de acuerdo a las estipulaciones de la Ley sobre el Impuesto a las Ventas y Servicios. Las facturas de exportación deben incluir los datos de los clientes o compradores, aunque no sean contribuyentes formales en Chile.
Notas de débito y notas de credito
Tanto la notas de débito como la de credito se utilizan para hacer ajustes ente rechazos de operaciones o errores en Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). En el caso de la Nota de Credito se emplea para anular facturas con montos o cobros «de más». (O para subsanar otro tipo de errores). También es necesaria si el cliente devuelve la mercancía.
Por su parte la Nota de débito puede anular una Nota de credito o documentar cuando se agregan intereses.(Muy común en operaciones de largo plazo) o gastos de cobranza. Entre otros motivos que incrementen el precio final del producto o servicio que fue facturado.
Notas de débito y notas de credito de exportación
Se utiliza para hacer ajustes o correcciones mencionados pero a los documentos de exportación.
Guía de despacho
Es el documento que avala y respalda el traslado de mercancías a nivel nacional. Da título legal a la transacción y documenta la recepción de los bienes y productos por parte del cliente o comprador. Además la guía de despacho debe ser firmada inmediatamente por el receptor, para que empiece a correr el plazo para el pago de la factura.
Liquidación factura
Es un documento que deben emitir quienes presten servicios o generen ventas por cuentas de tercero. Así los terceros son identificados y se valida o documenta el cobro de una comisión.
Boleta Electrónica de Ventas y Servicios
La Boleta Electrónica de Ventas y Servicios, acredita específicamente el pago de un producto o servicio. Es la Boleta Electrónica tradicional que se entrega al comprar en un almacén de barrio u otro comercio.
¿Documentos Tributarios Electrónicos? Boleta de Honorario Electrónica
Es un documento distinto a los otros DTE. Lo emiten trabajadores independientes con actividades en segunda categoría y sociedades profesionales que tributan en segunda categoría, por servicios que por su actividad presten. Pero estos no involucran el pago de IVA, sino de una retención, que pagara el emisor o receptor del documento. según el tipo de contribuyente que sea este último
Documentos Tributarios Electrónicos. Características
Identificación de los documentos.
Los DTE tienen un nombre que los identifica, el que contiene la palabra «electrónica». Ejemplo Factura electrónica, Guia de despacho electrónica etc
Formas de representación
Los DTE tienen la siguiente representación:
- XML(Archivo digital con extensión XML, que contiene toda la información del documento electrónico e incluso su firma electrónica)
- Representación gráfica (ejemplo visualización desde un celular)
- Representación impresa (en un papel)
La representación impresa de un DTE también lleva la palabra «electrónica» en el recuadro superior derecho. Al mismo tiempo con el fin de ser reconocida en cualquier control de documentos.
Seguridad
Firma digital
Los DTE cuentan con una firma digital que es un conjunto de caracteres que permite verificar con certeza la identidad del emisor electrónico. Y al receptor le permite verificar la integridad del documento y su autor. Sin embargo La firma digital se realiza con un certificado digital y es equivalente a la cédula de identidad de los contribuyentes.
Certificado digital
